Ежегодно в Украине продается лекарств на 2,5 млрд гривен. Дальнейшее развитие сетевого аптечного бизнеса будет ещё более динамичным. Опыт показал, что объединение аптек в сети дает возможность перераспределить средства на поддержку нерентабельных торговых точек, ведь, как правило, новая аптека начинает приносить прибыль через год после открытия. Известность торгового имени и хорошая репутация упрощают открытие каждой последующей сетевой аптеки.
В сложившихся условиях кризиса ликвидности и коллапса фондовых рынков, начиная с 42-й недели 2008 г. объем фармацевтического рынка в денежном выражении в долларовом эквиваленте резко пошел на убыль и уже в 44-ю неделю вышел на объем 2007 г.
Тем не менее рынок аптечных продаж пока растет в денежном выражении в национальной валюте. Однако в последние недели темпы прироста поддерживаются в положительной шкале только благодаря инфляционной составляющей.
Особого внимания заслуживают 44 и 46-я недели, которые наглядно демонстрируют, что покупатель вопреки основной тенденции предыдущих полутора лет начинает меньше потреблять или переключаться на недорогие ЛС (см. индекс замещения), а повышение цены приводит к ощутимому снижению объема продаж (см. индекс эластичности).
В Украине около 21 тыс. точек, где продаются медицинские препараты, однако основные параметры их деятельности (уровень цен, ассортимент ЛС, предоставляемые скидки) на сегодняшний день достаточно схожи.
Отличительными чертами являются уровень сервиса, продаж и менеджмента. В свою очередь потребители уделяют все больше внимания тому, кто и как предлагает им тот или иной товар.
В нынешней ситуации достижение главной цели любого аптечного учреждения — получения прибыли — с каждым днем становится все более сложной задачей. Следовательно, конкуренция между аптечными учреждениями усиливается, что заставляет всех участников фармацевтического рынка выбирать более активные методы конкурентной борьбы и применять новейшие разработки и различные модели маркетинговых и торговых стратегий.
Как и вся наша экономика, аптечное дело за последние двадцать лет претерпело немало существенных изменений. Из государственных учреждений, подчиняющихся Минздраву, аптеки превратились в сегмент рыночной экономики (с весьма разнообразным составом собственников) и сегодня должны заботиться не только о самочувствии граждан, которых они обеспечивают лекарствами, но и о своем “экономическом здоровье” — эффективности, рентабельности, конкурентоспособности и прочих важных показателях. Помимо этих параметров, характеризующих аптеки как предприятия розничной торговли, их деятельность регламентируется рядом специальных законов и подзаконных актов, что делает фармацевтический бизнес весьма непростым.
Выжить в конкурентной среде и активно развиваться фармацевтическим предприятиям помогают современные информационные технологии.
Одна из основных тенденций розницы — образование торговых сетей — не миновала и аптечный бизнес: сегодня здесь также идет активное “сетевое строительство”, сопровождающееся перераспределением объектов между государственным и коммерческим секторами (в пользу увеличения последнего). Это происходит путем, с одной стороны, укрупнения небольших сетей, а с другой — поглощения этих же небольших сетей “монстрами” фармацевтического рынка. Кроме того, крупные аптечные сети не только покупают или вытесняют с рынка независимые аптеки, но и интегрируют их в свой бизнес другими способами, формально сохраняя их независимость (франшиза, договора о поставках и т. п.). При этом периодически происходит появление новых брендов, претендующих на свою нишу в фармацевтической рознице.
Аптечные сети являются сегодня наиболее жизнеспособными и прибыльными предприятиями розничного сектора отечественного фармрынка. Эта тенденция объективна, ведь в условиях жесткой конкуренции сетевая структура в отличие от единичной аптеки обладает большими ресурсами для создания эффективно действующих финансовых, закупочных, маркетинговых и управленческих систем. И, конечно, аптечная сеть имеет гораздо больше возможностей для внедрений передовых технологий, без использования которых современному предприятию розничного звена не обойтись.
Комплексная автоматизация управления и учёта предприятия с помощью ERP-систем на сегодняшний день – один из самых эффективных и функциональных инструментов систематизации работы ключевых бизнес-процессов контроля внутренних и внешних ресурсов.
С необходимостью автоматизации торговой деятельности сталкиваются многие торговые фирмы, но именно в аптечных учреждениях переход на новые технологии стал не только велением времени, но и жизненно важным залогом их успешного функционирования.
В качестве причин этого можно выделить следующие:
* большая номенклатура, требующая оперативного учета и управления;
* высокие требования страховых компаний к предоставляемым отчетам;
* большое разнообразие и количество оптовых поставщиков, следовательно — предложений, из которых необходимо выбрать оптимальное;
* обострение конкурентной борьбы — реальное уменьшение нормы прибыли, что требует от предприятий учиться работать с минимальными издержками.
Аптека — это в первую очередь точка, где осуществляются продажи, поэтому многие бизнес-процессы здесь те же, что и в обычном магазине. Перечень задач, подлежащих автоматизации в отдельной (самостоятельной) аптеке, включает в себя:
* бухгалтерский учет;
* заказ товара у поставщиков (широкий ассортимент и наличие большого числа поставщиков диктуют необходимость реализации электронного заказа с применением специальных возможностей для сравнения цен разных поставщиков);
* анализ товародвижения и формирование аналитических отчетов по разным группам товаров;
* регистрация и учет продаж.
Для аптечной сети список таких задач будет более длинным. В него входят ведение классификаторов товаров, централизованный финансовый и планово-экономический учет, логистика (переброска товара со склада в розничные точки), управление персоналом. Помимо этого в зависимости от принятых схем работы заказ товара у поставщиков может осуществляться либо централизованно, либо самими точками продаж (т. е. децентрализовано). То же относится и к ценообразованию: расценка фармпрепаратов может осуществляться как непосредственно в аптеках, так и в центральном офисе.
Кроме того, сегодня в рознице для активизации продаж применяют целый спектр инструментов для повышения лояльности потребителей. Один из них — дисконтные программы разного типа. Они включают в себя проведение ограниченных по времени действия рекламных акций; кроме того, востребовано ведение автоматизированной работы с врачами и возможность бронирования товара по телефону.
Однако помимо задач, сходных с задачами любой розничной точки (или сети магазинов), в аптечном деле существует немало специфических бизнес-процессов, требующих нестандартного подхода и других (нежели в обычной торговле) алгоритмов решения.
Во-первых, аптечные сети работают с огромным ассортиментом и практически все товары в аптеке имеют сроки годности. Это предъявляет специфические требования к информационной системе, которая должна располагать функционалом для учета сроков годности нескольких тысяч позиций.
Еще одной особенностью товарного ассортимента в аптеке является наличие нескольких видов одного и того же препарата: это может быть один медикамент в различных формах выпуска — спрей, гель, мазь и т. д., в различных дозировках, препараты для детей, взрослых и т. д. ERP-система должна позволять просматривать и выбирать товарные позиции, перемещаясь по каталогу товаров, создавая подгруппы в рамках одной группы товара, и помогать осуществлять оперативный поиск препарата в процессе работы с клиентом.
Во-вторых, в аптеках ведется строгий партионный учет (иногда учет по серийным номерам.
Здесь имеется своя специфика: все поступающие партии субстанций, препаратов проходят в аптеках обязательный входной контроль. Все действия, связанные с получением, производством, распределением, в том числе и с контролем, описываются стандартными процедурами. Контроль выполняется в соответствии с фармакопеей, сборником стандартов и положений, регламентирующих качество лекарственных средств (ЛС). Уникальный номер присваивается каждой партии для того, чтобы можно было на готовый препарат собрать досье серии, где указываются место и дата приобретения всех компонентов (субстанций, вспомогательных веществ), которые входят в готовый препарат согласно спецификации, а также приводятся результаты испытаний этих компонентов, условия производства и ход технологического процесса (сколько, при какой температуре выдерживалась смесь, какие происходили реакции и т. д.). Кроме того, существует такое понятие, как спецификация. Это перечень веществ, входящих в готовый препарат. Обычно здесь указывается, какую влажность или какую концентрацию активного вещества в субстанции должны иметь компоненты, из которых готовится ЛС, а, следовательно, и информационная система должна иметь функционал для работы с учетом массы, влажности, содержания активного вещества.
В отношении готовых препаратов важность партионного учета также не вызывает сомнения, так как могут возникнуть ситуации, когда необходимо изъять целую партию бракованного товара. Производителю надо знать, куда она разошлась — по каким торговым точкам, через каких дистрибьюторов. ERP-система должна давать возможность отследить путь движения бракованного товара практически до покупательского чека.
Эксперты называют еще ряд функций, обязательных для аптечной информационной системы: расценка товара в соответствии с правилами регулируемого ценообразования на отдельные группы ЛС, посерийный учет ЛС и отслеживание забракованных серий, наличие функции отпуска по льготным и бесплатным рецептам и персонифицированный учет отпуска данного вида ЛС больным, имеющим право на льготы; отслеживание фальсификатов, контроль за обязательным ассортиментом, специальный учет ряда групп ЛС — сильнодействующие ЛС, группы А и Б и пр.; организация справочной службы с функцией предоставления информации о наличии товара в любом подразделении аптечной сети в режиме реального времени, взаимодействие автоматизированной системы управления аптекой с внешними справочными системами, работа с банковскими картами; возможность использования подарочных сертификатов, промоакций, торговли “по образцам”.
Для обеспечения всех этих запросов необходимы ERP-системы, обладающие соответствующим функционалом.
Базовый комплект ERP для аптеки должен содержать следующие блоки:
* Блок «ЗАКУПКА». Формирование заказов поставщику, регистрация поступления сырья и товаров, контроль выполнения заказов, возврат сырья и товаров поставщикам и подготовка информации для учета взаиморасчетов с поставщиками.
* Блок «ВЗАИМОРАСЧЕТЫ». Учет взаиморасчетов с поставщиками и, возможно, покупателями; формирование печатных форм платежных документов. Блок должен позволять фиксировать результаты хозяйственных операций между предприятием и контрагентами.
* Блок «СКЛАД». Этот модуль должен обеспечивать учет внутренних товарных потоков: поступление, перемещение и отгрузку товаров, списание и инвентаризацию. Информация данного блока используется для контроля остатков на складах и в торговых залах в разрезе товаров и серий товаров, контроль сроков годности препаратов. При передаче товаров в торговые залы блок должен провести их этикетирование.
* Блок «ПРОДАЖА». Регистрация и оформление продаж товаров и поступления денежных средств от покупателей, предоставление скидок покупателям и контроль скидок. Этот же модуль отвечает за назначение, изменение и контроль розничных цен, списание себестоимости проданных товаров. Информация о результатах продаж используется при составлении заказов на поставку. При оформлении продаж могут применяться контрольно-кассовые машины или POS-терминалы.
* Блок «ДЕНЕЖНЫЕ СРЕДСТВА». Учет и контроль движения денежных средств, как наличных, так и безналичных. Функциональные возможности данного блока невелики: легко заметить, что единственным источником денежных средств являются покупатели; денежные средства могут быть использованы только для оплаты поступающих товаров.
* Блок «ПРОИЗВОДСТВО». В некоторых аптеках имеются специальные службы (отделы, лаборатории) по изготовлению препаратов (лекарств) по рецептам покупателей. Для таких предприятий необходим блок учета производства препаратов из соответствующих ингредиентов, включающий в себя калькулирование и контроль стоимости получаемых товаров, списание себестоимости ингредиентов.
В автоматизированных системах большую значимость имеет поддержание актуальности и достоверности данных. По различным причинам — пересортица, ошибки ввода данных, хищения, бой и так далее, — часто возникают расхождения между информацией об остатках в системе учета и физическими остатками товаров.
Поэтому особое внимание следует уделять маркировке товаров перед их отпуском в торговые залы и своевременной сверке данных в системе учета с физическими остатками (инвентаризация). Маркирование товаров перед непосредственным отпуском в торговые залы также позволяет осуществлять более полный контроль над продажей товаров.
Итак, можно сформулировать современные требования к системам учета и управления для большинства предприятий розничной торговли медикаментами:
* автоматизация всего оперативного учета;
* использование для обслуживания покупателей пассивных ККМ или активных POS-терминалов, оборудованных сканером штрих-кода;
* простая и удобная схема оприходования товара и его маркировки;
* учет товарных остатков в разрезе серий по отделам и ценам сбыта;
* схема контроля складских остатков и формирования дефектовочных ведомостей;
* схема контроля отпускных цен для препаратов, включенных в «Перечень…";
* гибкая система временных и социальных скидок, а также скидок на категории препаратов;
* возможность рецептурного обслуживания и изготовления препаратов;
* посерийный учет медикаментов;
* попартийный учет фармацевтических средств.
Ключевыми критериями при выборе ERP-системы являются:
* стоимость базового комплекта и услуг технической поддержки (что особенно критично для несетевых аптек);
* возможность своевременных доработок системы под новые требования рынка и пожелания заказчика (пользователя);
* невысокие требования к оборудованию (сервер, рабочее место директора, рабочее место кассира) — это позволяет избежать дополнительных затрат на закупку нового оборудования и использовать уже имеющиеся в наличии компьютеры;
* поддержка системой большого спектра периферии (фискальные регистраторы, сканеры штрихкода, дисплеи покупателя, термопринтеры печати штрихкода и т. п.);
* наличие и доступная цена дополнительных модулей для увеличения функционала базового комплекта (особенно важно для динамично развивающихся аптечных учреждений);
* способность взаимодействовать с наиболее распространенными программами бухгалтерского учета.
Очень важно, чтобы в ERP-системе была возможность оперативной консолидации данных для быстрого обмена информацией о наличии товара в режиме реального времени как между несколькими аптеками одной сети, так и между аптеками сети и центральным офисом.
Центральный офис получает от аптек отчеты о реализации товаров и на их основе осуществляет планирование закупок. Чрезвычайно важна также масштабируемость ERP, особенно на современном этапе, когда аптечные сети быстро увеличиваются. Если компания растет более чем на 30% в год, это значит, что система должна легко справляться с увеличением числа пользователей.
Большое количество периферийного оборудования, поддерживаемого системой, приобретает особую актуальность для межрегиональных аптечных сетей.
Важен для сетевых аптек и такой критерий, как стоимость доработки ПО по индивидуальным заказам: как правило, крупные аптечные сети со временем вырабатывают собственное ноу-хау, следуя маркетинговым тенденциям в своих регионах, и предоставляют запросы на доработку ПО с учетом местной специфики.
Иными словами, клиент в конечном итоге покупает не программу, а технологию, в которой существенны не только функционал ERP-системs, но и время внедрения, стоимость проекта и совокупная стоимость владения продуктом (TCO, включающая в том числе и стоимость адаптации и сопровождения).
Что же дает автоматизация аптеке?
Практически все эксперты отмечают увеличение товарооборота, сокращение издержек (например, при подготовке товаров к продаже), рост выручки и прибыли. Благодаря уменьшению доли рутинного труда и высвобождению времени сотрудников отпадает необходимость в увеличении штата. Кроме того, за счет формализации технологических процессов в подавляющем большинстве случаев улучшаются показатели продаж и динамика развития предприятия в целом; обороты вырастают на 10—40% (зафиксированы отдельные случаи 50%-ного прироста), увеличивается ассортимент лекарственных средств.
Один из важных результатов автоматизации — расширение возможностей по борьбе со злоупотреблениями: ERP-система позволяет полностью контролировать ход всех основных процессов и оборот товаров внутри системы.
Более того, наличие современной ERP-системы, предполагающей прозрачность бизнес-процессов и контроль каждой операции двумя-тремя не пересекающимися физически и сидящими в разных офисах людьми, является хорошим профилактическим средством от злоупотреблений.
Кроме того, посерийный учет и проверка забракованных серий, имеющиеся сегодня в каждой серьезной ERP для аптек, — важные функции, препятствующие попаданию на прилавки некачественного или фальсифицированного товара.
Наконец, и это особенно важно для аптечных сетей, существенно улучшается работа по планированию закупок и поставок, что отражается на динамике деятельности распределительного центра и отдельных торговых точек. Для аптек данная проблема особенно актуальна, поскольку они реализуют товар, имеющий сравнительно небольшие сроки годности.
При выборе ERP-системы в недалёком прошлом у заказчика было два традиционных варианта: приобрести готовую программу с излишней общей функциональностью или же заказать индивидуальную разработку.
И у первого, и у второго пути есть свои преимущества и недостатки.
Приобретая готовую программу, вы сразу получаете работающий продукт. Вместе с тем, вполне возможно, что такая программа по своим функциональным возможностям не будет полностью соответствовать требованиям вашего предприятия.
Заказывая индивидуальное ERP-систему, вы получаете шанс приобрести продукт, который вас будет полностью устраивать. Однако следует быть готовым к тому, что на разработку такой программы и ее отладку уйдет не менее 6–12 месяцев. Кроме того, необходимо учесть регулярные доработки, а это — дополнительные расходы и постоянная зависимость от исполнителя.
Но есть и третий, гораздо более эффективный подход к выбору ERP.
Сегодня рынок предлагает украинским сетевикам широкий спектр технологичных отраслевых решений (ТОР) для автоматизации управления и учёта предприятий розничной торговли.
ТОР являются результатом сорокалетней эволюции управленческих и информационных технологий.
Важнейшее свойство ТОР - их отраслевая направленность, учитывающая специфику именно той отрасли бизнеса, для автоматизации которой они предназначены, что позволяет реализовать решение, максимально удовлетворяющее потребности каждого конкретного заказчика.
Кроме функциональных характеристик отраслевого решения, очень важными факторами при покупке является его поддержка и сопровождение.
Поддержка — это обеспечение «жизнеспособности» ТОР на протяжении длительного периода использования, например, внесение изменений в связи с изменением законодательства и т.п. Сопровождение — наличие у фирмы-поставщика ТОР специалистов, готовых прибыть в вашу аптеку «по первому зову» для решения вопросов оперативного характера.
Многие руководители, которые ранее не сталкивались с автоматизацией предприятия розничной торговли, недооценивают эти факторы. Как показывает практика, автоматизированному предприятию не удается стабильно и качественно работать без надлежащего обслуживания программы.
Функциональные возможности технологичных отраслевых решений (ТОР) "АСТОР: Аптека 4.5 POS", "АСТОР: Аптека 4.5 " и «АСТОР: Фармацевт» от ведущего сетевого интегратора «АСТОР-Украина» отвечают всем перечисленным выше требованиям.
Имея богатый опыт в области создания и внедрения систем для розничной торговли, компания воплотила в них самые передовые достижения в практике управления ассортиментом. Ключевые преимущества технологичных отраслевых решений компании «АСТОР-Украина» - высокая гибкость, короткие сроки внедрения решений и гарантированное постпусковое сопровождение клиента (при необходимости модули дописываются и легко добавляются).
Как уже было сказано, одной из наиболее серьезных тенденций сегодня является интенсивное развитие аптечных сетей и уменьшение количества независимых аптек. Очевидно, что не только полноценное развитие, но и само существование аптечной сети ныне невозможно без использования соответствующих ТОР. Причём наиболее востребованными будут решения, позволяющие централизованно, но в то же время гибко управлять ассортиментом, маркетинговыми программами и ценовой политикой в рамках всей аптечной сети.
Статьи - Erp-Системы Для Аптеки: Излишество Или Необходимость?