Альберт Эйнштейн
Введение
Мы живем в информационный век, и информация теперь окружает нас повсюду. Специалисты подсчитали, что каждые полтора года количество информации в мире удваивается. Просто оглядитесь вокруг - теперь у нас есть телевидение, радио, интернет и сотовая связь. Со временем становится все больше телевизионных каналов, радиостанций, появляются новые сайты и программы в интернете, сотовые телефоны постепенно превращаются в карманные компьютеры. И все эти средства несут нам все больше и больше информации.
Современные компании, чем бы они ни занимались, также испытывают на себе влияние возрастающего информационного потока. В Вашу компанию все время поступает информация по телефонам, обычной и электронной почте, через интернет-мессенджеры, от факсовых сообщений просто нет отбоя. Все это – договоры с Вашими клиентами и поставщиками, консультации специалистов, переговоры.
Чем дольше Вы общаетесь со своим клиентом или поставщиком, тем большим объемом информации Вы уже обменялись. Кроме того, с ростом компании увеличивается количество клиентов и поставщиков. В итоге количество информации нарастает катастрофически.
И если я прихожу в достаточно крупную компанию и вижу, что сотрудники используют в качестве записной книжки Outlook или тот же блокнот, или что хуже обклеивают весь монитор записками, то меня посещает чувство, что у этой компании нет будущего.
Информационные системы управления
Чем дольше Вы общаетесь со своим клиентом или поставщиком, тем большим объемом информации Вы уже обменялись. Кроме того, с ростом компании увеличивается количество клиентов и поставщиков. В итоге количество информации нарастает катастрофически. Если все эти данные не систематизировать, начнется просто хаос.
Также не стоит считать, что все Ваши работники трудятся как следует. Зачастую необходимо контролировать качество и сроки их работы. В условиях информационного хаоса это становится достаточно трудной задачей. Подготовка различных отчетов также становится все более сложной и занимает все больше времени.
А что, если у Вас имеются филиалы в других городах и даже странах? Как быстро отдавать им распоряжения? Как контролировать их работу? Как объединить всю информацию, которой Вы обменивались с филиалом, для удобного хранения и поиска в архиве?
Сегодня для многих становится очевидным, что работать по-старому уже нельзя. Из-за неэффективной связи сотрудников внутри компании нарастает бюрократия, снижается производительность работы, растут непроизводственные затраты. Компания перестает быть эффективной, и каждый сотрудник начинает тратить все больше и больше времени на бюрократические операции. В результате каждый клиент начинает обходиться Вам дороже, а каждый рабочий час Вашего сотрудника вносит меньший вклад в общее дело компании.
Найти выход в сложившейся ситуации все-таки можно. В последние несколько лет появились специализированные информационные системы управления – GroupWare. Это - программное обеспечение для организации эффективного взаимодействия сотрудников внутри компании.
Преимущество
Основным преимуществом подобных систем является создание единого информационного пространства внутри компании. Все сотрудники работают через систему и общаются через нее. В результате становится намного проще и быстрее давать указания, а также контролировать их выполнение. Вся информация по клиентам и поставщикам автоматически систематизируется.
Кроме того, подобные системы способны автоматически вести архив и быстро отыскивать требуемую информацию или документ. Создание отчетов также автоматизировано. Это позволяет мгновенно узнавать, каковы производительность сотрудников и качество их работы, как выполняются планы продаж, и так далее.
Использование GroupWare позволяет значительно снизить «бюрократические» проблемы, поднять производительность труда сотрудников и снизить затраты. Это - возможность заставить Вашу компанию работать эффективно и повысить ее конкурентоспособность.
TeamWox GroupWare - Просто и быстро
В 2005 году именно наша компания и начала разработку системы управления компанией или, по-другому, системы групповой работы. Первая система была разработана для нужд нашей собственной компании и не предназначалась для продажи. С ее помощью мы смогли наладить эффективное взаимодействие внутри компании и решить так называемую «проблему роста».
Со временем мы пришли к выводу, что проблема роста свойственна всем компаниям и подобные системы могут быть полезны для них. Так началась разработка новой, коммерческой системы – TeamWox. Она вобрала в себя все наши наработки и опыт в области создания и использования систем групповой работы. Эта система представляет собой простой, удобный, но функциональный инструмент управления современной компанией. Именно эти качества системы вызвали большой интерес у представителей самых разных компаний.
Cистема представляет собой web-сервер, реализованный на базе Microsoft HTTP Server API. Архитектура TeamWox — иерархическая и многоуровневая, ядро системы состоит из нескольких базовых компонентов. Один из них — собственное хранилище данных, в роли СУБД выступает Firebird. Еще одним важным компонентом является управление серверными и клиентскими сертификатами SSL, которое позволяет просто и удобно выстроить политику безопасности. Этому аспекту мы уделили особое внимание.
Что Вы получаете купив систему:
1. Отдел кадров. В этом модуле отображается вся информация о Ваших сотрудниках.
2. Задания. Этот модуль позволяет оперативно отдавать распоряжения всем или отдельным сотрудникам и контролировать их исполнение.
3. Документооборот. Этот раздел предназначен для выстраивания эффективной работы с документами.
4. Почта. Электронная почта стала настолько популярна, что мы уже не представляем без нее корпоративной жизни.
5. Клиенты и контакты. База данных всех клиентов и контактных лиц, конечно же, важна.
6. Форум. Зачастую в компаниях "хромает" внутренняя политика. Подчиненные не всегда знают, что именно и почему делает их руководство, как и в каком направление движется компания.
7. Расчеты. Модуль предназначен для ведения информации по денежным операциям компании.
8. Техподдержка. Предназначен для контролируемой работы с инцидентами, ошибками, пожеланиями, крешами проектов.
9. Поисковая система. Хранение, быстрый поиск и доступ к информации - одна из важнейших задач современных компаний.
10. Система отчетов. Управление любой компанией невозможно без точных и достоверных данных о текущем состоянии дел.
Вся эта информация поставляется руководству в виде отчетов. Обычно, чтобы получить какой-либо отчет, Вы даете поручение, и ваш сотрудник тратит некоторое время на его подготовку. Его коллега из соседнего отдела также теряет время для подготовки другого отчета. И часто бывает, что отчеты разных отделов просто несравнимы и не позволяют легко представить общую картину.
К счастью, это не относится к отчетам в TeamWox. Во-первых, они автоматические, и для их получения Вам не придется отрывать подчиненного от работы. Во-вторых, являясь частью одной системы, они хорошо взаимосвязаны. В-третьих, сконцентрировав всю информацию в одной системе, Вы сможете получить общий отчет по всей компании. В-четвертых, за счет автоматизации отчет в TeamWox всегда актуален. Когда бы Вы ни открыли отчет, он покажет самую свежую и достоверную информацию.
Особенности работы с системой TeamWox
Как видно, каждый модуль четко продуман. Это говорит о том, что система предназначена для компаний, которые нужна именно групповая работа. Не "отдельно CRM", "отдельно саппорт", "отдельно задачи", "отдельно кадровый учет", "отдельно документооборот" и так далее, а все вместе и связанно.
Система быстро устанавливается, и заметьте не нуждается в участии внедренцев и интеграторов, а потому позволяет сразу же начать работу. Пять минут, семь кликов - и можно приступать! Так же не требуется покупка дополнительных программ для работы TeamWox.
Система - абсолютно самодостаточная, со всем перечнем задач она справляется своими силами. Кроме этого, мы выпустили специальную программу для разработчиков модулей - TeamWox SDK (Software Development Kit, пакет для разработки собственных приложений). Теперь любой желающий может разрабатывать свои модули для TeamWox, предварительно скачав SDK, и продавать их через онлайн-магазин TeamWox.
Статьи - Groupware & Teamwox