Автоматизация документооборота и делопроизводства сложный многофункциональный процесс, ведь программа должна не только отслеживать движение электронных документов, но и повышать производительность сотрудников и всего предприятия в целом. Грамотно спроектированная система электронного документооборота должна выполнять следующие функции:
* Возможность централизованно отслеживать движение электронных документов или, иначе говоря, ход делопроизводственного процесса. Система электронного документооборота позволяет регистрировать все вносимые изменения, тем самым систематизируется и усиливается контроль над исполнителями, а также выявляются «тонкие места» в документообороте и работе персонала.
* Исключается возможность потери документов, для выбора необходимого документа достаточно несколько секунд, во время которых обрабатывается запрос. При переходе на работу с электронными копиями документов отпадает необходимость помнить название или регистрационный номер документа, теперь достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска. Компании DELPHI провела исследование эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами, результаты оказались весьма интересными: около 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется, и сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени в попытках найти их. Результаты исследований компании Coopers&Lybrand еще более любопытные: организации делают в среднем 19 копий каждого документа, и что почти 7.5% всех документов теряется безвозвратно.
* Повышение показателя производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты. Для подтверждения этого тезиса приведем оценку Nortan Nolan Institute : при переходе к работе с электронными документами рост производительности труда сотрудников составляет 25-50%, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75%, а уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составляет до 80%. Очевидно, что автоматизация делопроизводства и системы документооборота предприятия просто необходимы для обеспечения мобильности руководства, да и для всей организации в целом.
Если вы решили внедрить систему электронного документооборота и делопроизводства на предприятии – обратите внимание на отечественные разработки в этой области. Во-первых, автоматизация традиционного делопроизводства российских учреждений в полном объеме может быть реализована только с помощью отечественных разработок. Во-вторых, решается проблема языкового барьера, в случае необходимости, вы сможете на прямую обратиться в техническую поддержку.
Статьи - Нужна Ли Автоматизация Документооборота И Делопроизводства Предприятия?