Неприятная ситуация, знакомая многим. Способ ее изменить есть. Представим, что в компании организована система совместной работы и все сотрудники работают в едином информационном пространстве. Необходимые документы и файлы находятся в совместном доступе. Система содержит сведения обо всех проектах, которые ведутся в компании, обо всех задачах, связанных с проектами. В ней отражается реальный статус каждой задачи - какие работы проведены, какие ведутся, сколько времени, денег и ресурсов еще потребуется на их завершение. Каждая задача - это островок, вокруг которого сосредоточена деятельность исполнителей. С задачей связаны файлы, ресурсы, инциденты, отчеты о финансовых тратах и доходах, списки планируемых и выполненных работ. Исполнители обсуждают и комментируют задачи, задают друг другу вопросы, дают поручения. Система посылает исполнителям уведомления о возникновении новых инцидентов, напоминания о проведении мероприятий и так далее. При этом для работы используется весь арсенал современных технологий - чаты, онлайн-конференции, блоги, вики, системы контроля версий и тому подобное.
Подобная система резко повышает уровень информированности каждого сотрудника. Экономится море времени. Нужные документы - под рукой. Информация о ходе выполнения проектов, задач, отработки инцидентов - тоже. Все вопросы решаются через систему. Пропадает необходимость совершать массу телефонных звонков. И самим вам звонят гораздо реже - есть хорошая возможность сосредоточиться непосредственно на работе.
Система делает работу сотрудников более прозрачной для руководителя. Руководитель получает информацию о том, кто чем занимается, сколько времени тратится на каждую задачу, каковы расходы и доходы по каждому проекту, каково состояние выполнения проекта, какие проблемы возникли, как они решаются. Такая подробная информация позволяет руководителю оперативно принимать грамотные решения по планированию, управлению и перераспределению ресурсов. Детальная информация, содержащаяся в системе, используется для создания информативной отчетности. Причем очень многие отчеты, необходимые руководителю, система в состоянии сгенерировать автоматически.
Доволен и клиент. Информация о его запросе немедленно появляется на сайте компании. Там же доступна оперативная информация о ходе решения проблемы. А информированный клиент - довольный клиент.
Подобные системы на рынке уже появились. Одна из них - Instant Business Network (IBN), разработка компании "Медиaчеис".
IBN реализует единую информационную среду для общения и взаимодействия, хранения документов и файлов. Эффективная организация совместной работы в системе достигается за счет мощного набора инструментов управления задачами и проектами, удобной организации информации и доступа к ней, наличия средств контроля исполнения задач и анализа выполненной работы. В IBN имеются единый файловый репозиторий со средствами контроля версий, система учета рабочего времени пользователей, средства синхронизации с MS Project и интеграции с MS Office, система обработки запросов клиентов, мощная система отчетности, удобная система разграничения прав доступа и так далее.
Система IBN реализована в виде веб-портала, обладает богатой функциональностью и позиционируется как альтернатива MS Sharepoint. Удаленная работа с IBN - не проблема. Для работы пользователю достаточно браузера. С системой могут работать внештатные сотрудники, сотрудники, находящиеся в командировке, сотрудники из удаленных офисов, партнеры компании и даже клиенты. IBN дает отличную возможность организовать настоящее интернет-сообщество. И перевести взаимодействие сотрудников в компании на качественно новый уровень.
Статьи - Эффективная Совместная Работа В Компании Или Что Сделать, Чтобы Все Поручения Исполнялись В Срок